Als organisatie- en teamcoach begeleid ik een sector binnen een grotere organisatie. Een van de doelen van de sector is om als managementteam (MT) meer als één team leiding te geven, in plaats van ieder voor zich. Hieronder licht ik een specifiek moment uit het traject toe.

Tijdens de eerste bijeenkomst werken we aan het luisterklimaat. Daarbij reiken we een werkwijze aan waarmee het MT meteen de volgende dag aan de slag kan. De methode die we kiezen, Functioneel subgroepen – de kernmethoden van SCT -, is de groep te leren aansluiten bij elkaar en een verschil in te brengen.

We starten in drietallen, waarin de MT-leden elkaar vertellen wat er op hun afdeling speelt. De oefening is een opstap naar het op elkaar aansluiten en voortbouwen in een gesprek met het hele MT.

Een greep uit de reflectie op het groepsgesprek: Karin, met een lach: ‘Ik dacht dat ik best goed was in luisteren, maar in deze oefening ervaar ik dat het toch lastiger is dan ik dacht. ’Maurice sluit aan: ‘Ja, het is echt actief luisteren en daardoor kwamen we sneller tot de kern en draaien we er minder omheen’. Ronald volgt, ‘Ik merkte dat we eerder diepgang in het gesprek bereiken. ‘Waarop Johan aangeeft: ‘Ik vond het best lastig: het haalt de vaart uit een gesprek.’ Met wat irritatie in zijn stem zegt hij: ‘Soms wil ik gewoon wat zeggen en dat kan dan niet’. Irene vult aan; ‘Ja, ik merkte dat ik soms na het samenvatten niet meer precies wist wat ik zelf wilde zeggen.’

Uit de reflectie blijkt dat het ‘eerst aansluiten, dan voortbouwen’ voor het team verschillende reacties oproept. Het team slaakt hoorbaar een zucht wanneer we aangeven dat je niet altijd via aansluiten communiceert en we lachen daarom. Je past het bijvoorbeeld toe wanneer er een verschil van mening is.

Twee weken na de bijeenkomst horen we van de leidinggevende dat er vaker in de MT- vergaderingen en daarbuiten een opmerking wordt gemaakt over door elkaar heen praten en weer naar elkaar luisteren. Het team wil doorgaan met het coachtraject.

Als teamcoach, zie ik dat teams complexere problemen aan kunnen wanneer zij leren te Functioneel subgroepen. Dat maakt me enthousiast. Hoe meer ik mijn vaardigheid in SCT ontwikkel, hoe meer ik ervaar dat het aansluiten bij een team in het introduceren van Functioneel subgroepen (namelijk een groot verschil) een kunst op zich is.

*) de namen van de deelnemers zijn fictief.

My wife, Marianne, and I have used SCT methods in our marriage. When we first heard about “role locks”—complementary role dynamics that result in conflict—we recognized them immediately. Fairly regularly we would get locked into conflicts that we could not get out of except by taking a break, going on our own and then coming back as if nothing had happened. That was fine in the short run—it prevented arguments. However, in the long run, tensions built up and when something triggered another conflict—often something quite small like the tone of voice of a reply the deep anger or fear would arise again but even stronger. There were times when the emotion was so strong and the sense of connection with one another was so low that I was certain it was time to divorce. I thought I was the only one having the experience; however, I found out later that Marianne was thinking about it too—even though another part of us loved each other and wanted to stay together and let our relationship develop.

After taking the SCT foundation training, we began using functional subgrouping (FSG) which included reflective listening where one of us would say something and the other would repeat it back. This simple method helped identify the differences behind the conflict. This was VERY helpful. Once the differences were identified and reflected back, the fear and defensiveness went down since I knew Marianne understood what I was saying and vice versa. This made it easier to explore the differences one at a time—another part of the method. For example, first Marianne and then me. FSG slowed the conversation down and helped separate facts from opinions. FSG helped rebuild our sense of connection, find common ground as well as solutions.

Using FSG we identified the roles we would go into. As the roles were explored more deeply, we discovered that they first developed when each of us were quite young as a way to adapt to our family context when our parents fought or the family was unstable. Because the roles did help us get the positive attention and care when we younger, the unconscious idea was they would work in the present family context. Alas, they didn’t because we were not children anymore!

As we have used these methods these destructive role dynamics have gotten much weaker. We often joke about them now when they come up—and our love and respect for each other has grown and deepened.

Systeembril

Systems-Centered Training (SCT) biedt niet alleen een set gereedschappen waarmee je een verandering kunt bewerkstelligen. In mijn ogen is het vooral een andere manier van kijken naar de wereld: vanuit systemen kijken in plaats van vanuit mensen.

Als ik bijvoorbeeld naar mijn eigen functioneren in mijn organisatie kijk vanuit de rol die ik heb in de organisatie en het doel van die rol in de context van de organisatie, dan schept dat enorm veel helderheid. Als ik zo kijk naar hoe ik mijn rol oppak of hoe medewerkers hun rol oppakken, laat ik  een hele kluwen van persoonlijke (voor)oordelen links liggen.

Een voorbeeld: als leider van een afdeling vond ik dat medewerker Anna effectiever gebruik van haar tijd kon maken en dat ze in afdelingsoverleg te veel vasthoudt aan de manier waarop wij het doen ‘omdat het altijd zo gewerkt heeft’. Telkens als ik er met haar over praat, komen dezelfde bezwaren naar voren. Ik wil het anders en zij wil dat niet. We zitten vast.

In eerste instantie vond ik dat Anna dwars is en dat het zinloos is hierover met haar te praten. Ik voel de tegenwerking als ik alleen al naar haar kijk! De enige oplossing die ik op den duur zie, is het vertrek van Anna. Als dat niet lukt of niet kan dan mopper ik met andere leidinggevenden: ‘ik wens je veel personeel!’.

In SCT-trainingen leer ik de systeembril op te zetten. Wat is de rol die Anna inneemt in onze organisatie (context)? Wat is het doel van die rol? Welke inzet mag verwacht worden van iemand die die rol inneemt? En in welke mate hoort zoeken naar en experimenteren met nieuwe manieren van werken bij die rol? Als ik met die invalshoek het gesprek aanga met Anna, gaat het in eerste instantie niet meer om haar, maar om de rol die zij inneemt. Dat maakt het voor mij gemakkelijker om onderwerpen aan te snijden die ik voorheen vermeed of versluierde. Of waarover ik gewoon mijn zin wilde doordrukken.

Ook maakt het systeem-kijken en van daaruit praten het voor Anna gemakkelijker om te zien wat de organisatie van haar verlangt als zij haar rol inneemt. En dat dat niet om haar persoonlijk gaat, maar gerelateerd is aan haar rol, het doel van die rol en het doel van de context, de organisatie.

De emotionele angel is eruit bij ons allebei. Anna en ik verkennen wat te doen op basis van rol, doel en context. Het is het begin van onze samenwerking.

Sinds 2013 volg ik regelmatig SCT trainingen in de US, UK en in de doorgaande groep in NL. Deze trainingen hebben mijn leven enorm verrijkt. In de loop der tijd zijn er veel voor mij ‘verboden’ gebieden geïntegreerd in mij. Het waren ‘verboden’ gedachten, gevoelens, zoals haat en verlangen, en de levensenergie die daarin opgesloten zat is weer vrij beschikbaar gekomen. Dit heeft ertoe geleid dat ik minder in mijn hoofd leef, meer aanwezig ben en mijn grenzen meer open zijn.

Ook ben ik mezelf veel beter gaan leren kennen, ik herken nu dat ik me soms ongerust maak door een gedachte en ben ook bij machte om hier weer uit te stappen. Met name in situaties die nieuw voor me zijn is dit een voortreffelijk effectief middel dat me al veel opgeleverd heeft. Voorbeelden zijn een eerste contact leggen met een mogelijke nieuwe opdrachtgever, en het ontmoeten van zijn management team. Voorheen ging ik nogal snel in mijn hoofd en versnelde mijn gedachten en spreken. Dit maakte niet altijd een beste eerste indruk. Door mezelf uit de zorgen en in de nieuwsgierigheid te houden, heb ik meer ruimte voor de anderen en kan ik gemakkelijker de interactie aangaan.Het herkennen van de fase van ontwikkeling waarin ik me bevind is ook erg behulpzaam om professioneel in mijn rol te blijven zitten. Ik herken nu bijvoorbeeld dat ik de neiging heb om iemand die het lastig heeft, of stevig aangepakt wordt, te gaan verdedigen of helpen. Door deze neiging te herkennen, en mezelf hieruit te halen, kan ik mijn focus weer terugbrengen naar de taak en de rol die ik in die situatie heb. Deze ontwikkelde vaardigheid heeft me de afgelopen tijd enorm geholpen om meer resultaat te bereiken in mijn consultancy opdrachten, maar het geeft ook gezelliger tijden met vrienden, familie en mijn partner.